Porady i wskazówki dla przedsiębiorców

  1. Wszyscy beneficjenci składający po raz pierwszy sprawozdanie powinni dołączyć oświadczenie, że dla operacji związanych z projektem założyli wyodrębnioną ewidencję księgową lub załączyć wyciąg z polityki rachunkowości ( w tym wyciąg z planu kont ), z którego będzie wynikał sposób wyodrębniania ewidencji księgowej
  2. Wszyscy beneficjenci rozliczający podatek VAT jako koszt kwalifikowany w projekcie składając pierwsze sprawozdanie zobowiązani są do złożenia oświadczenia o braku możliwości odzyskania podatku VAT
  3. Do każdego sprawozdania należy załączyć wersję elektroniczną przesłanego sprawozdania.
  4. Wykaz dokumentów, które należy dołączyć do sprawozdania :
    a.) Faktury, rachunki lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej (np. listy płac deklaracje ZUS, rozliczenie kosztów podróży służbowej itp.), kopie potwierdzone dwustronnie za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta
    b.) Dowody zapłaty – kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta (wyciągi bankowe, raporty kasowe jeżeli dowody zapłaty dotyczą zbiorczych płatności np. podatek dochodowy , składki ZUS) należy dodatkowo sporządzić zestawienie z wyszczególnieniem kwot dotyczących kosztów kwalifikowanych w projekcie.
    c.) Zawarte umowy na podstawie, których ponoszono wydatki w projekcie – kopie potwierdzona za zgodność z oryginałem na każdej stronie umowy.
    d.) Kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu
    e.) Do każdej umowy powinny być dołączone wszelkiego rodzaju dokumenty, programy itp. powstałe w skutek realizacji ww. umowy
  5. Wszystkie dokumenty księgowe muszę być odpowiednio opisane zgonie z wymaganiami nałożonymi przez ustawę o rachunkowości tj. powinno być na nich adnotacja dotycząca :
    a) ewidencyjnego numeru księgowego
    b) sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym
    c) dekretacji dokumentu
  6. Dokumenty muszą posiadać opisy wymagane dodatkowo dla projektów finansowanych ze środków unijnych tj.
    a) Informacja o współfinansowaniu wydatku z Unii Europejskiej czy też budżetu Państwa
    b) Numer i nazwa projektu
    c) Numer umowy o dofinansowanie
    d) Wyszczególnienie kategorii wydatku zgodnie z budżetem określonym we wniosku o dofinansowanie
    e) Opis związku wydatku z projektem
    f) Informacja o zastosowaniu (lub braku obowiązku stosowania) przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych
  7. W przypadku gdy w projekcie rozliczane jest częściowe wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę beneficjent ma obowiązek prowadzić dla tych pracowników karty czasu pracy. Karty czasu pracy powinny być prowadzone przez beneficjenta /partnera w sytuacji gdy pracownik na podstawie umowy o pracę w danej jednostce jest zaangażowany w ramach projektu w mniejszym wymiarze czasu pracy niż wynika to z jego umowy.
  8. Wszelkie zmiany dotyczące harmonogramu realizacji projektu muszą być uzgadniane.
  9. Beneficjent musi przestrzegać terminów składania sprawozdań z realizacji zadania publicznego zapisanych w umowie dotacji oraz terminowego rozliczania środków w ramach przyznanej dotacji.
  10. Beneficjent musi przechowywać dokumentację projektową (faktury, rachunki, umowy) inne dokumenty związane z realizacją projektu, dokumenty potwierdzające realizację zadania zgodnie z zapisami umowy.